AIが書いたメールを送る前の読み直し5つ　宛先・言い過ぎ・固有名詞をどう見る？

AIにメールの下書きを頼むと、丁寧で読みやすい文章がすぐ返ってきます。便利ですが、そのまま送ると困ることがあります。宛先に合わない言い方、言い切りすぎた約束、頼んでいない固有名詞。送る前に読み直す、というひと手間が大事です。この記事では、読み直しで見る5つの点を紹介します（運営者の実体験ではなく、一般的な確認項目の整理です）。数字の確認は別の機会に書くとして、ここでは人に送る文面に絞ります。

読み直しの5つ

1. 宛先と敬称

最初に見るのは、誰に送るメールかです。AIは宛先との関係を知らないので、社外の人に社内向けの軽い言い方をしたり、敬称を取り違えたりします。会社名・部署名・名前の漢字、「様」「各位」「御中」の使い分けを、送る相手の情報と見比べます。複数人に送るなら、全員の敬称がそろっているかも見ます。

頼むときに「社外の取引先の担当者宛、初めてのやり取り」のように関係を書いておくと、ずれが減ります。ただし、書いても名前や会社名の取り違えは起こりうるので、最終確認は人が行います。

2. 約束していないか

AIは、文章を自然にするために、「確認して本日中にご連絡します」のような約束を足すことがあります。自分が決めていない約束は、削るのが基本です。

3. 言い過ぎ・丁寧すぎ

AIの文章は、丁寧さが過剰になりがちです。謝罪の言葉を何度も重ねたり、大げさな褒め言葉を添えたりします。逆に、断る場面で言い切りが強すぎることもあります。

見るコツは、自分が普段そのまま口にするかどうかです。声に出して違和感がある表現は、削るか言い換えます。謝罪は1回、お礼は1回を目安にすると、読む側の負担も減ります。

4. 固有名詞と日付

人名、会社名、金額、日付は、元の情報と見比べます。特に日付と曜日の組み合わせは、ずれていても気づきにくい所です。カレンダーで確認します。

5. 誤字と変換ミス

読み直しても、誤字は残ります。声に出して読むか、画面の文字を大きくすると見つけやすくなります。AIに「誤字と、意味が通らない所だけを指摘して。書き直さないで」と頼むのも1つの方法です。書き直させると、別の間違いが入るためです。

送る前の頼み方

次のメール文を読んで、(1)事実と違いそうな所、(2)言い過ぎている所、(3)誤字、の3つだけを指摘してください。文章は書き直さないでください。

AIにも確認させたうえで、最後に人が目で見る、という二重の確認がおすすめです。

時間がないときの確認の順番

5つを毎回すべて細かく見るのは大変です。時間がないときは、宛先、約束、日付と金額の3つを先に見て、余裕があれば残りを見る順番にします。送ってしまってから直せないのは、宛先の間違いと、決めていない約束の2つだからです。

チェックの結果を残しておく

読み直しで直した所は、メモに1行だけ残しておくと役に立ちます。たとえば「敬称が抜けていた」「頼んでいない約束が入っていた」のような短い記録です。1週間ほど続けると、自分がよく見落とす点が分かります。その点を、AIへの依頼文の最初に「この点は特に注意して」と加えておけば、直す手間が減ります。記録は紙でもメモ帳でも構いません。大切なのは、同じ見落としを繰り返さないことです。

編集部の視点

AIの文章は、整っている分、安心してそのまま送りたくなります。だからこそ、送る前に1回読み直す、というルールを先に決めておくと安心です。急いでいるときほど、読み直しの30秒が効きます。

出典

• メール確認の一般的な注意点を整理したもの（運営者の実体験ではありません）

※AIの機能や画面は変わることがあります。最新の内容は公式ページをご確認ください。